Этапы реализации проектов по моделированию бизнес-процессов

Проекты по моделированию бизнес-процессов направлены на организацию и оптимизацию работы компании, повышение эффективности бизнес-процессов, улучшение качества продукции и услуг, сокращение издержек и увеличение прибыли.

Моделирование бизнес-процессов позволяет выявить узкие места в работе компании, оптимизировать последовательность выполнения задач, автоматизировать рутинные операции, улучшить взаимодействие между отделами и сотрудниками, определить требования к ресурсам для выполнения операций, а также принимать аргументированные решения на основе анализа бизнес-процессов.

В проектах по моделированию бизнес-процессов можно выделить следующие этапы (рис. 1):

1. Инициация проекта
2. Планирование проекта
3. Выполнение проекта
4. Мониторинг и контроль проекта
5. Завершение проекта

Рисунок. 1. Основные этапы проекта по моделированию бизнес-процессов

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Инициация проекта по моделированию бизнес-процессов

На первом этапе необходимо определить цель проекта по моделированию бизнес-процессов, а также конкретный ожидаемый результат с требованиями к нему, область охвата и границы проекта.

За основу цели проекта можно взять побудительные причины компании, которые требуют начала работ по моделированию бизнес-процессов. Примеры побудительных причин: ускорение выхода продукта на рынок, выявление и устранение слабых мест и потерь, анализ потенциальных возможностей оптимизации бизнес-процессов, оценка соответствия бизнес-процессов требованиям стандартов и нормативов, проектирование нового процесса в связи с развитием бизнеса.

Результат проекта должен соответствовать цели проекта и списку определенных требований – в каком виде должен быть представлен результат, какие виды документации должны быть получены. Также рекомендуется определить предварительный список типов моделей и уровней детализации бизнес-процессов, который в дальнейшем может быть уточнен. Для результатов одного проекта может быть достаточно простых схем, а для другого понадобятся полностью проработанные модели бизнес-процессов.

Результатов проекта может быть несколько, одним из которых всегда будет актуальная модель бизнес-процессов. Модель бизнес-процессов – это формализованное абстрактное представление деятельности компании, содержащее последовательность действий с требуемым уровнем детализации, которые необходимо выполнить для достижения определенных бизнес-целей.

Например, целью проекта по моделированию бизнес-процессов может быть стандартизация работы сотрудников. Ожидаемый результат – модель бизнес-процессов, в которых участвуют сотрудники, а также набор регламентов и должностных инструкций по бизнес-процессам. Возможный уровень детализации процессов для данного проекта – описание процессов до конкретных функций сотрудников, соответствующих определенным должностям.

Область охвата и границы проекта включают в себя определение заинтересованных сторон, сроков проекта и областей описания процессов – каких направлений деятельности компании коснется данный проект.

Планирование проекта по моделированию бизнес-процессов

На основе целей и ожидаемых результатов проекта необходимо разработать план, который будет содержать конкретные задачи. Также нужно распределить ответственность за выполнение каждой задачи плана, определить ресурсы и сроки выполнения работ. Разработанный план проекта должен быть утвержден заказчиком или руководством компании, чтобы обеспечить поддержку и ресурсы для его реализации.

Примеры задач в плане проекта по моделированию бизнес-процессов:

• выбор нотации и инструментальных средств для моделирования;
• сбор информации для моделирования;
• моделирование текущих процессов «как есть» («as-is»);
• анализ текущих процессов «как есть» и выявление узких мест процессов;
• проектирование целевых процессов «как должно быть» («to-be»);
• тестирование и пилотное внедрение целевых процессов «как должно быть»;
• подготовка финальной документации и др.</>

Задачи могут выполняться как последовательно, так и параллельно, и каждая задача может разбиваться на подзадачи. Кроме того, в рамках управления проектами по моделированию бизнес-процессов могут быть выделены задачи, которые являются общими для любых проектов – управление рисками проекта, осуществление конкурсных процедур и закупок для проекта, согласование бюджета на проект и др.

Участниками проекта могут выступать:

• руководители бизнеса;
• бизнес-аналитики, менеджеры проектов;
• эксперты предметной области проекта, исполнители операций бизнес-процессов;
• методологи и специалисты по процессному управлению, в том числе внешние консультанты;
• ИТ-специалисты, системные аналитики;
• аудиторы и контролеры и др.

Количество и содержание задач, число участников будет меняться в зависимости от целей и сроков проекта. Также это зависит от того, используется ли уже процессный подход в компании и на каком уровне зрелости находятся бизнес-процессы к началу проекта.

• При планировании проекта важно определить, какие средства сбора информации для моделирования, анализа, проектирования процессов будут использоваться. Возможные методы сбора информации:
• изучение имеющейся документации и моделей по процессам, аудиторские отчеты;
• проведение интервью с сотрудниками, анкетирование и другие способы опроса;
• прямое наблюдение за ходом выполнения процесса (хронометраж бизнес-процессов);
• сбор данных из информационных систем по фактически исполняемым бизнес-процессам, использование технологии Process Mining.

Использование различных методов сбора информации влияет на количество задач и время их выполнения, требуемых участников и сроки проекта в целом.

Выполнение проекта по моделированию БП

Выполнение проекта по моделированию бизнес-процессов осуществляется посредством выполнения задач из плана проекта согласно установленным срокам. Рассмотрим особенности выполнения некоторых задач, которые могут быть определены в рамках проекта по моделированию бизнес-процессов.

Выбор инструментов и нотаций моделирования

В первую очередь, в рамках данной задачи требуется определить, какие типы моделей и с какой детализацией должны быть получены. Примеры моделей: модель цепочки создания ценности, модель процессов уровня рабочих мест, модель окружения бизнес-функций, модель организационной структуры.

Далее, для описания моделей требуется выбрать или разработать нотации моделирования. Нотация – это стандартизированный набор правил и символов, с помощью которых будут описываться модели компании.

Важно отметить, что на различных этапах моделирования бизнес-процессов и при необходимости описания нескольких уровней детализации может использоваться комбинация нескольких нотаций. Примеры распространенных нотаций для моделирования бизнес-процессов – BPMN 2.0, EPC, VAD и др. (рис. 2).

Рисунок 2. Примеры нотаций моделирования бизнес-процессов VAD и BPMN 2.0

Кроме нотаций для описания бизнес-процессов, может потребоваться разработка нотаций для описания организационной структуры компании, ИТ-инфраструктуры, справочников рисков и так далее, в зависимости от поставленных целей и задач проекта.

Также необходимо определить инструменты и средства моделирования, которые поддерживают выбранные нотации и позволяют изменять их под требования компании. На практике применяется широкий спектр методов и средств моделирования бизнес-процессов, начиная с доски и стикеров, офисных приложений и заканчивая специализированным программным обеспечением, включающим средства моделирования как бизнес-процессов, так и других точек зрения на деятельность компании. Примеры систем для моделирования бизнес-процессов: АСПРА, ARIS. Примеры систем на базе технологии Process mining – Promease, ARIS Process Mining.

Итогом выполнения данной задачи будет разработка соглашения о моделировании бизнес-процессов компании, в котором будут зафиксированы все правила, требования и нотации для моделирования бизнес-процессов с различной степенью детализации, а также правила к другим видам моделей (организационной структуры, справочников систем и др.) при необходимости.

Моделирование и проектирование бизнес-процессов

В рамках данной задачи ответственные сотрудники занимаются непосредственно описанием бизнес-процессов. Моделирование бизнес-процессов может включать как описание текущих бизнес-процессов («as-is»), так и сразу проектирование целевых бизнес-процессов («to-be»), что определяется целью и задачами проекта.

Для моделирования бизнес-процессов ответственные сотрудники собирают информацию о процессах путем анкетирования участников процессов, проведения интервью, изучения документов, проведения мозгового штурма и различных совещаний, выгрузки информации из ИТ-систем, использования технологии Process Mining и др. Далее, с помощью правил из соглашения о моделировании вручную или автоматически сотрудники описывают бизнес-процессы и получают набор моделей.

На практике такая задача требует большого количества времени и трудозатрат. Если выполняется проектирование новых бизнес-процессов или внедрение процессного управления с нуля, то компания может столкнуться с проблемой нехватки знаний и непонимания уровней и границ описания бизнес-процессов организации.

Для ускорения данного этапа рекомендуется использовать базы типовых процессов, фреймворки, референтные модели, которые могут стать отправной точкой для начала моделирования собственных бизнес-процессов.

Для такой задачи наши консультанты создали Базу типовых процессов, чтобы облегчить работу по проектированию и описанию бизнес-процессов. Она содержит готовые типовые модели бизнес-процессов для различных отраслей и сфер деятельности. Ознакомиться с моделями Базы типовых бизнес-процессов можно в соответствующем разделе нашего сайта. Вы можете заказать консультацию по интересующему вас процессу в Базе и получить модель типового бизнес-процесса, которую вы затем самостоятельно или с помощью наших консультантов адаптируете под свои нужды.

Мониторинг и контроль проекта по моделированию бизнес-процессов

Этап мониторинга и контроля происходит одновременно с другими этапам проекта и нужен для того, чтобы работы по нему соответствовали первоначальной цели и способствовали достижению нужного результата в требуемый срок.

В мониторинг и контроль проекта моделирования бизнес-процессов могут входить:

• отслеживание прогресса – контроль хода выполнения задач по моделированию бизнес-процессов, выявление возможных задержек или проблем, разработка мер по их устранению;
• контроль качества – проверка соответствия созданных моделей бизнес-процессов требованиям проекта;
• решение конфликтов – разрешение возможных разногласий и конфликтов между участниками проекта, а также обеспечение эффективного взаимодействия между ними;
• создание отчетов и анализ результатов – составление отчетов о ходе выполнения проекта, анализ полученных результатов и разработка рекомендаций по улучшению работы над проектом.

Завершение проекта по моделированию бизнес-процессов

Данный этап предполагает формальное завершение всех задач проекта, подготовку финальной отчетности, оценку выполнения поставленной цели и достижения результатов.

В рамках этого этапа необходимо подготовить всю документацию, которая была указана в требованиях к результатам проекта. Это могут быть регламенты с описанием моделей, отчеты с рекомендациями по оптимизации бизнес-процессов, инструкции по использованию систем управления бизнес-процессами и т.д. Также может потребоваться проведение презентации результатов проекта руководству и заинтересованным сторонам и сбор обратной связи от участников проекта.

При необходимости, после завершения проекта может проводиться обучение персонала по работе с новыми бизнес-процессами и системами, если обучение не было включено в сам проект ранее.

Заключение

В основном любой проект по моделированию бизнес-процессов состоит из стандартных этапов управления проектами. Конкретные цели, результаты, задачи проекта определяются бизнес-заказчиком, но в целом такие проекты позволяют повысить эффективность работы предприятия, сократить издержки, повысить уровень оказания услуг и улучшить взаимодействие между отделами и сотрудниками.

В дальнейшем, результаты проектов по моделированию бизнес-процессов могут использоваться в других проектах, например, в проектах по автоматизации процессов, цифровизации бизнеса, реорганизации компании и др. Таким образом, проект по моделированию бизнес-процессов является частью общей программы проектов компании.

Если у вас остались открытые вопросы или вам нужна консультация, свяжитесь с нами через форму обратной связи или по почте info@dainova.su.