Конфигурирование ARIS connect как ключ к повышению эффективности использования процессного портала

С развитием процессного управления многие предприятия обращают свое внимание на портальные решения. Они удобны в использовании, не требуют специализированного обучения сотрудников и выгодны при приобретении. Подробнее о Процессном портале как эволюции систем процессного управления организации можно почитать на нашем сайте.

Процессный портал ARIS Connect объединяет в себе репозиторий с моделями предприятия, хранилище документов и возможность представления моделей процессов и их окружения в удобном для пользователей виде. Также это инструмент коллективной работы и обсуждения моделей и документов. Процессный портал является единой точкой входа для всех сотрудников компании и обеспечивает работу с процессами предприятия без установки дополнительных приложений, изучения методологии и инструментария через обычный браузер. В данной статье речь пойдет о конфигурировании портала ARIS Connect, которое представляет собой настройку структуры и дизайна портала исходя из задач и потребностей сотрудников компании.

Любой сотрудник, обратившись в соответствующий раздел, может своевременно решить свою задачу, либо получить ответ на вопрос. Однако, в зависимости от занимаемой должности и исполняемых обязанностей, у разных работников будет разный доступ к функциональности, наполнению и внешнему виду портала.

Например, руководитель подразделения может видеть перечень процессов, за которые он ответственен, и наглядные панели управления (дашборды) с ключевыми показателям эффективности по данным процессам.

Специалист процессного офиса должен иметь возможность моделировать процессы, участвовать в их согласовании и совершенствовании.

Бизнес эксперту может быть не нужно редактировать процессы, но необходимо иметь возможность предлагать изменения по процессам и участвовать в их согласовании.

Линейному сотруднику подразделения будет достаточно видеть с кем он взаимодействует, с какими документами работает, какое место занимает в процессах и какие функции выполняет.

Независимо от должности, любому сотруднику будут нужны такие функциональные возможности портала, как поиск по содержимому портала, личный кабинет, взаимодействие с коллегами по средствам комментирования моделей или участия в тематических группах, справочная информация о структуре компании, филиалах, контактах.

Несомненно, каждая компания стремится к эффективному управлению деятельностью. Несмотря на обширный функционал процессного портала, немаловажно, чтобы каждый сотрудник компании мог эффективно с ним работать, исходя из своих конкретных задач и потребностей. В связи с чем, пользователь портала по возможности не должен видеть лишний, избыточный для него функционал, однако необходимая для его работы информация должна находиться быстро, легко и представляться в понятном виде для сотрудников разной квалификации. Последнее во многом зависит от качества разработки и удобства пользовательского интерфейса.

Можно сказать, что портал должен отвечать такому качественному критерию как Юзабилити (Usability), то есть пользовательский интерфейс должен быть удобен в использовании. Без должного подхода к этому вопросу, есть риск, что сотрудник заблудится в лабиринте непонятной архитектуры и не сможет оперативно и эффективно выполнить свои задачи.

В свою очередь, удобство использования портала определяется 5 качественными компонентами:

• Обучаемость: характеризует, насколько легко сотрудник сможет перейти к выполнению своих задач, в первый раз оказавшись на портале и увидев его содержимое. А также, насколько просто новым посетителям портала совершать элементарнейшие действия. Домашняя страница должна иметь понятную навигацию, удобство чтения текстового содержимого.
• Эффективность: характеризует, как быстро пользователь сможет выполнить стоящую перед ними задачу, насколько легко сможет ориентироваться на портале и совершать необходимые ему действия.
• Запоминаемость: характеризует как легко пользователь вспомнит алгоритм выполнения задачи если вернется на портал после периода долгого отсутствия.
• Ошибки: характеризует сколько ошибок во время работы с порталом сделает сотрудник, насколько серьезными будут эти ошибки, и как легко будет устранить последствия этих ошибочных действий.
• Удовлетворенность: характеризует эмоциональное восприятие портала (совокупность информации, дизайна, навигации и отображения в браузере).

Портал ARIS Connect имеет инструмент по гибкой настройке полезного, удобного и понятного в использовании интерфейса для каждой категории сотрудников компании. Данный инструмент представляет собой функциональность «Управление наборами конфигураций» в надстройке администрирования ARIS Connect. Портал настраивается администратором конфигураций. В ARIS Connect есть два встроенных по умолчанию системных набора конфигураций Classic и Default. Каждый предлагает свой дизайн и организацию структурных элементов портала.

Рисунок 1 «Системная конфигурация портала Classic»

На основе системных конфигураций портала, администратор конфигураций может создавать модификации наборов, адаптируя портал под конкретные требования. Наборы конфигураций можно по мере необходимости корректировать, архивировать или переносить на другой сервер.

Рисунок 2 «Управление наборами конфигураций»

Конфигурирование портала можно условно разделить на две области:

• настройка структуры содержимого портала;
• настройка внешнего отображения контента.

Настройка структуры содержимого портала включает в себя конфигурирование иерархии навигации, элементов, атрибутов и т.д.

Конфигурирование элементов. Элемент – это некоторый бизнес-объект, который в рамках портала может быть отображен при помощи объектов и моделей ARIS. При конфигурировании портала можно указать, какие из элементов будут отображаться на портале, при помощи каких именно моделей и объектов ARIS. Кроме того, можно создать пользовательский элемент и задать ему необходимый список отображаемых типов диаграмм из ARIS.

Рисунок 3 «Конфигурирование элементов портала»

Рисунок 4 «Создание пользовательских элементов портала»

Иерархии навигации по порталу. В зависимости от потребностей можно задать удобную навигацию по интересующим срезам деятельности компании. Например, настроить иерархию процессов с группами, в которых они хранятся, или иерархию документов. Для каждой иерархии задается корневой элемент и цепочка вложенных связанных элементов.

Рисунок 5 «Настройка иерархий навигации»

Конфигурирование панелей управления. К моделям процессов или конкретным учетным записям пользователей можно привязывать настроенные панели управления с показателями эффективности по процессам или другой статистической информацией. Дашборды можно размещать во вкладках обзоров процессов или на домашней странице пользователя.

Рисунок 6 «Настроенный дашборд на домашней странице пользователя»

Настройка внешнего отображения контента включает в себя конфигурирование дизайна домашней страницы, кнопок навигации, отображения дашбордов и процессов в разных представлениях и т.д Можно настроить шрифт и цвета заголовков, фонов, вкладок, ссылок на портале в соответствии с корпоративным стилем предприятия. При необходимости добавить логотип компании.

Рисунок 7 «Настройка внешнего вида интерфейса пользователя»

Возможно настроить дизайн домашней страницы пользователя, чтобы она была максимально удобной и наглядной для работы. На странице может отображаться карта процессов компании, или кнопки быстрого перехода к доступным пользователю задачам и функциональностям, сюда же можно поместить сайт компании или панели управления. Домашняя страница может содержать одну, две или три рабочие области. Для каждой области настраивается свой макет.

Рисунок 8 «Настройка домашней страницы»

Помимо домашней страницы, можно конфигурировать отображение информации и на остальных страницах портала, управлять отображением моделей процессов в разных представлениях. Через настройку компонентов отображения, можно, например, задать, какая информация и в каком виде будет отображаться по процессу на портале при пошаговом обзоре модели. Например, для каждого шага процесса можно вывести информацию об ответственных и их контактах, ИТ-системах, документах со ссылками на реальные документы в хранилище и на внешние системы. Также можно привязать к шагу видео с подробной инструкцией о процедуре выполнения данной функции.

Рисунок 9 «Конфигурирование компонентов отображения процесса»

Рисунок 10 «Пример пошагового представления процесса на портале»

В статье рассмотрена лишь часть возможностей конфигурации портала. Администратор конфигураций может создавать сколь угодно много модификаций наборов конфигураций, через возможности администрирования на портале. Однако, он не может создавать новые наборы конфигураций. Для этого необходимо иметь права технического администратора конфигураций и конфигурировать портал посредством создания и изменения xml- файлов. Данный метод конфигурирования сложнее и требует больших навыков, но и предлагает гораздо более обширные возможности настройки портала.

Рисунок 11 «Пример конфигурации портала»

С полным списком статей Вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе статьи. По всем возникающим вопросам обращайтесь на нашу почту info@dainova.su или через форму обратной связи.