Корпоративный воркшоп по оптимизации бизнес-процессов: путь к эффективности вашей организации

Что такое корпоративный воркшоп по оптимизации бизнес-процессов?

Корпоративный воркшоп по оптимизации бизнес-процессов представляет собой интенсивный тренинг-практикум, проводимый в течение нескольких дней. Его уникальность заключается в сочетании теоретического обучения с непосредственной работой над реальными бизнес-процессами компании.

Этот подход имеет ряд ключевых преимуществ (рис. 1):

1. Развитие профессиональных компетенций

Участники осваивают современные методологии и инструменты оптимизации процессов, получают практические навыки повышения эффективности операционной деятельности. Обучение происходит на реальных примерах и кейсах, что значительно повышает усвоение материала.

2. Формирование сплоченной команды

В воркшопе участвуют сотрудники из различных подразделений, объединенные общим бизнес-процессом. Под руководством опытного модератора они учатся эффективному взаимодействию, вырабатывают навыки командной работы и совместно находят инновационные решения существующих проблем.

3. Повышение вовлеченности персонала

Когда сотрудники становятся активными участниками процесса оптимизации, они перестают быть просто исполнителями и превращаются в инициаторов изменений. Это естественным образом повышает их мотивацию и ответственность за результат. Знакомство с успешными кейсами других компаний дополнительно стимулирует стремление к позитивным изменениям.

4. Практические результаты

Главное преимущество воркшопа заключается в том, что участники работают с реальными процессами своей организации. Все предложения по оптимизации могут быть немедленно оформлены в конкретный план действий и внедрены в практику, что обеспечивает быструю отдачу от проведенного мероприятия.

Рисунок 1. Ценность, получаемая после проведения воркшопа

Корпоративный воркшоп по оптимизации бизнес-процессов – это не просто тренинг, а реальный шаг к трансформации вашей компании. Он объединяет сотрудников, вдохновляет их на изменения и позволяет сразу применить полученные знания на практике. В результате вы не только улучшаете конкретные процессы, но и создаёте устойчивую культуру постоянного совершенствования, которая становится основой для будущих успехов.

Технология проведения эффективного воркшопа по оптимизации бизнес-процессов

Чтобы воркшоп был успешным, его необходимо правильно подготовить и спланировать. Вот как выглядит технология проведения эффективного воркшопа (рис. 2):

Этап 1. Планирование, постановка и согласование целей воркшопа.

Перед проведением воркшопа необходимо четко определить цели мероприятия и согласовать их с заказчиком. Это может быть улучшение конкретного процесса, разработка стратегии оптимизации для нескольких процессов (групп процессов), либо проработка вопросов повышения эффективности по какому-либо направлению. Также важно обсудить ключевые ожидания заказчика по итогам проведения воркшопа, его бизнес-требования.

Этап 2. Подготовка к проведению воркшопа. Предварительный анализ бизнес-процесса.

Немаловажный момент, который нужно проработать на этом этапе – четкое определение и предварительный анализ бизнес-процесса для последующей оптимизации:

• Это должен быть процесс с наибольшим потенциалом для улучшения и одновременно критичный для бизнеса. Например, процесс обслуживания клиентов, закупок, логистики или производства. С другой стороны, это может быть и менее критичный процесс, но достаточно важный и легкий в проработке. Такой вариант может подойти, если нужно продемонстрировать быструю победу (quick win), что позволит настроить команду на дальнейшее уверенное продолжение проекта.
• Необходимо определить границы процесса, владельца процесса, ключевых участников, клиентов, поставщиков и заинтересованные стороны.
• До проведения воркшопа желательно собрать информацию у ключевых заинтересованных сторон (как минимум у Владельца процесса и Клиентов процесса) об их требованиях к улучшению процесса, целевых KPI и текущих проблемах при выполнении.
• Также на этом этапе следует определить ключевых участников воркшопа — это будут сотрудники, непосредственно работающие с выбранным процессом – ключевые участники выполняемых функций.
• Идеально также провести укрупненный анализ бизнес-процесса: его основные этапы, ключевые проблемные моменты и пр. Это позволит сфокусироваться на конкретных вопросах и нацелиться на их решение.

Этап 3. Проведение воркшопа

Воркшоп проводится в течение 1-2 дней (не включая этапы подготовки).

• Часть 1 воркшопа. Теоретическая часть.

  Приглашенный эксперт/бизнес-тренер в течение 2-3 часов знакомит участников с теорией процессного управления, с основными инструментами по анализу и оптимизации процессов. Также в рамках данной части показываются реальные кейсы по оптимизации бизнес-процессов, обсуждаются успешные проекты в организациях сходных масштабов. Это заряжает участников на успех, стимулирует к проведению изменений.

• Часть 2 воркшопа. Практическая часть.

  Во время основной (практической) части участники в интерактивной форме обсуждают текущие проблемы процесса, предлагают идеи для улучшения и разрабатывают шаги для внедрения изменений.

  Обычно данная часть состоит из следующих шагов: «Анализ текущего процесса», «Формулировка проблем и предложений по улучшениям», «Разработка целевой модели бизнес-процесса».

  Есть несколько вариантов методики проведения практической части. Например, доступная для любой организации простая и эффективная технология, когда сотрудники буквально «на стене», с помощью флипчарта (магнитно-маркерной доски) и стикеров проводят анализ процесса, вырабатывают предложения по улучшениям и формируют дизайн нового (целевого) процесса.

  Проводить практическую часть необходимо под руководством опытного модератора, вовлекать в обсуждение не только исполнителей функций, но и Владельцев процессов, руководителей подразделений. Также необходимо создать и поддерживать открытую и позитивно-энергичную атмосферу, чтобы все участники могли высказывать свои идеи и предложения.

• Этап 4. Формализация итоговых результатов

  После завершения воркшопа необходимо структурировать полученные предложения и обсудить их с руководством компании. Важно сформировать реальный план действий, который будет включать конкретные шаги по оптимизации выбранного процесса и сроки их выполнения. Это позволит внедрить реальные улучшения в работу компании и получить эффект в ближайшее время.

Рисунок 2. Последовательность этапов проведения воркшопа

Заключение

Корпоративные воркшопы по оптимизации бизнес-процессов — это мощный инструмент, который помогает организациям не только повышать компетенции сотрудников, но и достигать конкретных улучшений в своей работе. Такие мероприятия дают немедленный практический результат и способствуют созданию атмосферы сотрудничества и инноваций в компании.

Если ваша компания стремится к повышению эффективности, стоит инвестировать в данный инструмент, т.к. затраты на него окупятся достаточно быстро, уже на этапе внедрения предложенных изменений.

Обратитесь в нашу компанию и мы поможем организовать и провести воркшоп по оптимизации бизнес-процессов, который принесет вашей организации реальную ценность.