Внедрение процессных офисов в организациях

Одним из наиболее распространенных подходов к управлению операционной деятельности организации, наряду с проектно-ориентированным (Project Portfolio Management), является процессно-ориентированный подход к управлению (Business Process Management).

Процессно-ориентированный подход к управлению подразумевает непрерывную реализацию в организации управленческого цикла см. Рисунок 1.

Рисунок 1. Управленческий цикл: Определение, моделирование, внедрение, мониторинг и контроль, анализ и улучшения.

Реализация в организации данного управленческого цикла требует следующих действий:

• идентификации основных, обеспечивающих, управленческих процессов компании и формирование карты процессов верхнего уровня (Модели ПВУ);
• закрепления полномочий и ответственности руководства и персонала организации за управление процессами и их совершенствование;
• организации регулярного мониторинга процессов компании и анализа полученных данных;
• реализации корректирующих и предупреждающих действий в отношении выявленных отклонений и несоответствий, реализации мероприятий по совершенствованию (оптимизации) ключевых процессов организации;
• вовлечения и непосредственного участия руководства и персонала организации в деятельности по управлению процессами.

Реализация в компании цикла управления бизнес-процессами требует создания внутри нее центра компетенций – «Процессного офиса», который должен решать следующие задачи:

• внедрять и развивать методологию управления бизнес-процессами через создание и управление актуальностью соответствующих корпоративных стандартов и методик;

• создавать и развивать инструменты и технологии управления бизнес-процессами, в том числе в области разработки бизнес-архитектуры (моделирования бизнес-процессов), анализа и контроля бизнес-процессов (майнинга бизнес-процессов), их совершенствования и внедрения улучшений;

• формировать репозиторий процессов, управлять актуальностью базы знаний о ключевых аспектах деятельности организации, обеспечивать эффективное использование этой информации в деятельности организации;

• обеспечивать вовлеченность руководства и сотрудников компании в деятельность по управлению и совершенствованию ее ключевых бизнес-процессов, повышать компетенции персонала в области процессного управления;

• вести объективный контроль результативности и эффективности процессов компании, оценивать уровень зрелости управления бизнес-процессами, проводить внутренний бенчмаркинг и аттестацию процессов компании;

• координировать деятельность по совершенствованию (оптимизации) процессов компании, включая регламентацию процессов, их автоматизацию, внедрение систем бизнес-анализа.

Для создания в организации «Процессного офиса» консультанты ООО «Дайнова Консалтинг» рекомендуют совместно выполнить следующий комплекс работ:

• проведение стратегических семинаров/воркшоп в вашей компании в рамках создания «Процессного офиса», определение целей его создания и развития, возможных направлений деятельности, ключевых KPI, а также разработка плана развития «Процессного офиса»;

• разработка Положения о «Процессном офисе», определяющего его место в корпоративной системе управления, функционал, организационно-ролевую структуру, структуру взаимодействия с бизнес-подразделениями (сервисы, предоставляемые «Процессным офисом»);

• развертывание инструментальной инфраструктуры для моделирования деятельности организации;

• разработка методологии описания деятельности организации и управления жизненным циклом моделей;

• разработка (актуализация) корпоративных стандартов, регламентирующих этапы цикла управления процессами и ключевые функциональные области деятельности «Процессного офиса»;

• обучение сотрудников «Процессного офиса» и персонала компании в области управления бизнес-процессами.

Выполнение указанных выше работ позволит вашей организации создать все необходимые условия для начала успешного функционирования в компании «Процессного офиса» - нормативные, методологические, инструментальные и ресурсные.

При наличии в вашей компании работающего «Процессного офиса» мы можем провести независимый аудит его работы: анализ процессной архитектуры вашей компании, оценку компетенций сотрудников «Процессного офиса», аудит исполнения планов работ по оптимизации бизнес-процессов, анализ нормативной документации по управлению бизнес-процессами и пр.

Некоторые практические мысли и оценки роли «Процессного офиса» в структуре современных компаний:

По нашим оценкам, прямая финансовая выгода от работы «Процессного Офиса» по подсчетам составляет 5–8% от стоимости каждого проекта по оптимизации, автоматизации, цифровизации процесса, а в течение года в компании реализуется от 5 до 100 таких проектов. Работа «Процессного Офиса» позволяет значительно, в 1,5–2 раза, ускорять реализацию проектов по автоматизации бизнес-процессов за счет ускорения сроков сбора и анализа информации, подготовки бизнес-требований. При наличии в компании эффективной системы управления изменениями в бизнес-процессах, поддерживаемой «Процессным Офисом», происходит рост в 2–3 раза вовлеченности сотрудников в изменения - увеличивается количество инициатив, подаваемых сотрудниками, по улучшениям в бизнес-процессах.

ROI (return on investment, возврат, доходность инвестированного капитала, норма доходности) для проектов по оптимизации, автоматизации, цифровизации в компаниях с созданным «Процессным офисом» в 5 раз выше, чем у компаний без него.

Если у вас остались открытые вопросы или вам нужна консультация, позвоните нам в офис или свяжитесь с нами через форму обратной связи.