Процессный портал как эволюция систем процессного управления организации

Если рассмотреть развитие инфраструктуры процессного управления предприятий на территории Российской Федерации и стран СНГ, то в последние годы можно заметить интерес большинства компаний к использованию и внедрению процессных порталов как единой точки входа для всех сотрудников организации.

Рисунок 1. Процессный портал- единая точка входа для сотрудников организации.

Организации, внедряющие у себя системы процессного управления в начале пути, создают так называемые центры компетенции - службы, которые создают и развивают методологию процессного управления. Это может быть проектная команда или внешние подрядчики, которые в рамках проекта формируют методологию процессного управления организации.

Как показывает практика, после завершения подобных проектов организация формирует постоянное подразделение для поддержания и развития методологии процессного управления, так называемые процессные офисы. У процессного офиса есть ролевая и организационная структуры, определены рамки и интерфейсы взаимодействия с внешними подразделениями организации. Процессный офис готовит и проводит обучения персонала методологии и инструментарию.

Когда система процессного управления начинает жить и развиваться, сотрудники используют ее по-разному, решают различные задачи, не похожие друг на друга. Например, руководитель подразделения интересуется владельцем каких процессов он является, какие ключевые показатели эффективности измеряют успех достижения его целей. Сотруднику подразделения важно знать с кем он взаимодействует, в рамках каких процессов, что передает и что получает. Новому работнику необходимо понять свое место и роль в процессах предприятия, а также функции, входы и выходы, с которыми ему предстоит работать. Кому-то необходимо получить отчет по функциям подразделения или должности, кому-то данные по функциональности новой информационной системы, а кто-то хочет получить матрицу целей и показатели в привязке к определённому процессу.

Все эти вопросы падают на плечи процессного офиса, как единой точки входа. Но трудность заключается в том, что степень вовлеченности и знания сотрудников для получения информации из процессных моделей разные. Сотрудники, которые мало работают со специализированным программным обеспечением для управления бизнес-процессами, зачастую, не хотят устанавливать какие-либо программы, проходить обучение и разбираться в премудростях методологии и инструментария. Им нужно решить свою конкретную задачу и своевременно получить ответ на поставленный вопрос. Например, чтобы новому сотруднику получить представление о процессной модели организации, ему необходимо установить специализированное программное обеспечение, получить учётную запись, пройти обучение и только после этого он получит ответ на свой вопрос.

Эволюция развития инфраструктуры процессного управления предприятий на территории Российской Федерации и стран СНГ прошла следующий путь: в начале это были инструменты для разработки моделей на рабочих местах сотрудников, никак не связанные друг с другом. Они не поддерживали единую методологию и позволяли только разрабатывать модели. Позднее, появились централизованные репозитории бизнес-процессов, которые объединили такие рабочие места в единой точке входа и позволили работать в едином пространстве с единой методологией и правилами, централизованно управляемыми процессным офисом.

На данный момент мы наблюдаем переход большинства предприятий к процессным порталам, объединяющим в себе единый репозиторий, который хранит модели предприятия, и веб-ориентированную надстройку к нему, как единую точку входа для получения информации из процессной модели предприятия. Данная надстройка позволяет любому сотруднику персонифицировано получать ответы на описанные выше вопросы, без установки дополнительных приложений, изучения методологии и инструментария.

Таким образом, процессный портал является единой точкой входа для всех сотрудников предприятия и содержит базу знаний по процессам организации, которая доступна через обычный браузер 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Любой сотрудник, обратившись в соответствующий раздел, может своевременно решить свою задачу, либо получить ответ на вопрос.

Процессный портал предприятия в законченном виде должен включать в себя следующие основные компоненты:

1. Единый репозиторий для разработки моделей организации;
2. Хранилище документов с привязкой к моделям организации;
3. Средства анализа и отчетности по моделям организации;
4. Панели управления и средства контроля показателей с привязкой к моделям организации;
5. Динамически настраиваемый в зависимости от роли личный кабинет пользователя.

Рисунок 2. Рабочее место пользователя процессного портала организации.

На сегодняшний день ни одна платформа для управления бизнес-процессами не обеспечивает совместную слаженную работу всех этих компонент. Зачастую их приходится интегрировать между собой, используя различные платформы, либо разрабатывать решения и сервисы с нуля. Как показывает наш опыт, система, которая может похвастаться сильной функциональностью в части единого репозитория и анализа, слаба в функциональности самого портального решения, например, возможность настройки личного кабинет пользователей. А система, которая отлично реализовывает функциональность портала, не имеет функциональности репозитория моделей. То есть, полностью законченного решения нет, организации всегда придется искать компромисс между функциональностью купленной платформы, интеграционными решениями и собственной разработкой.

Большинство наших клиентов в последнее время активно переходят от единых репозиториев моделей к процессным порталам. Многие разработали функциональные требования и сейчас уже выбирают программную платформу для реализации сформированных бизнес-задач. Они привлекают нас, как экспертов в области процессного управления и технических консультантов, для исследований реализации разработанных требований на той либо иной программной платформе, либо выбора ручной разработки, для поиска наиболее оптимальных решений с целью реализации необходимого функционала.

Рисунок 3. Панель управления бизнес-процессами организации.

Мы считаем, что тенденция к переходу организаций на процессные порталы на территории Российской Федерации и стран СНГ продолжится и будет набирать обороты.

Экспертиза ООО Дайнова Консалтинг в этом направлении так же растёт. У нас есть собственные наработки по вариантам реализации решений на базе процессных порталов организаций, а также опыт самостоятельных разработок и исследований в этом направлении. Мы поможем вам избежать трат времени и сил на ненужное программное обеспечение или приложения собственной разработки, которые нужно поддерживать и дорабатывать со временем.

Экспертиза и знания ООО Дайнова Консалтинг помогут вашей организации реализовать процессный портал с заявленной функциональностью по оптимальной цене. Мы хотели бы уточнить, что такие проекты обычно являются комплексными и затрагивают различные программные платформы, разработку и интеграцию.

Если у вас остались открытые вопросы или вам нужна консультация, позвоните нам в офис или свяжитесь с нами через форму обратной связи.