Управление изменениями в моделях и документах при помощи ARIS Connect

Не секрет, что описанные процессы и документы с течением времени постепенно устаревают. Меняются условия работы, появляются новые требования, технологические стандарты и требования качества, под которые компания должна подстраиваться. Все это ведет к изменению работы внутри компании, что в свою очередь приводит к необходимости изменять модели процессов.

Процесс внесения изменений в модели имеет свои особенности в каждой компании. Как правило, в нем участвуют несколько сотрудников, которые выполняют различные роли. Есть бизнес-эксперты, которые отвечают за те или иные процессы и знают текущие изменения. Обычно они выступают инициаторами внесения данных изменений в модель или документ.

С другой стороны, есть сотрудники процессного офиса, которые ведут статус жизненного цикла модели с точки зрения ее актуальности. Они отвечает за корректность внесения изменений и доступность моделей для пользователей. Поэтому данные сотрудники должны иметь возможность сбора и накопления различных предложений по изменению моделей процессов от разных бизнес-пользователей, оценивать их и вносить предложенные изменения, либо отклонять их с соответствующими комментариями. Сотрудники процессного офиса могут передавать задачи на внесения изменений друг другу, для ускорения обработки моделей и документов.

Рисунок 1. Подача  запроса на изменение.

При внесении изменений в модели всем участникам данного процесса должна приходить соответствующая информация о статусе процесса изменений для того, чтобы быть в курсе последних событий.

Продукт ARIS Connect - единый портал по бизнес-процессам с возможностью просмотра моделей, их обсуждения, ведения тематических блогов и страниц, а также с возможностью редактирования моделей. В настоящее время портал предоставляет инструмент управления изменениями в моделях и документах, называемый «мини- потоки» работ.

В стандартной функциональности доступно восемь основных типов мини-потоков работ.

• Изменение модели.
• Утверждение (деблокирование) модели.
• Изменение документа.
• Утверждение (деблокирование) документа.
• Поделиться документом или ссылкой на модель.
• Предложение нового документа.
• Информирование ответственного о внесенных изменениях.

Поток работ по изменению модели.

Данный поток работ представляет собой последовательность действий для внесения изменений в модель и накопления информации о внесенных и предложенных изменениях. Бизнес-пользователь, который видит модель процесса на портале, может запросить ее изменение через специальную форму. В форме он вносит суть необходимых изменений и прикладывает разъясняющие документы. Далее запускается поток работ, который маршрутизирует задание для оценки данного предложения сотруднику, ответственному за модель.

Сотрудник, ответственный за модель, при входе на портал увидит уведомление о необходимости рассмотреть предложение на изменение. В ходе его рассмотрения, он может или отклонить данное предложение, или утвердить его, о чем инициатор изменения уведомляется по электронной почте. После утверждения предложения, сотрудник процессного офиса реализует его в модели, и на портале становится доступна обновленная версия модели.

Рисунок 2. Анализ запроса на изменение.

ARIS Connect позволяет сохранить историю запросов на изменение модели с их статусами – было ли внесено то или иное изменение в модель, когда и кем оно было утверждено/отклонено.

Поток работ по утверждению модели.

Данный поток работ подразумевает утверждение каких-либо изменений в модели перед тем, как они станут доступными для всех пользователей портала. Как правило, данный поток работ запускается из редактора, где вносятся изменения в модель моделировщиком. Далее моделировщик запрашивает утверждение данных изменений у ответственного сотрудника путем заполнения специальной формы по утверждению модели. Запускается поток работ по утверждению модели, который маршрутизирует задания сотруднику, ответственному за модель.

Сотрудник, ответственный за модель, получает уведомление по электронной почте, а также задание в самом портале ARIS Connect, для утверждения внесенных в модель изменений. В ходе работы с заданием, ответственный сотрудник может увидеть   исходную версию модели, опубликованную в данный момент на портале, увидеть версию с изменениями, еще не опубликованную, и сделать отчет по сравнению, чтобы наглядно увидеть внесенные изменения.

Далее сотрудник, ответственный за модель, или принимает данные изменения, нажимая соответствующую кнопку в форме, или отклоняет их. В случае утверждения изменений, предложенная версия становится доступной для всех пользователей портала. В случае отклонения изменений, на портале версия модели не изменяется.

Поток работ по изменению документа.

Так же, как и для самой модели, для документа, приложенного к модели, можно запустить поток работ по внесению в него изменений. Это может сделать любой пользователь портала, нажав соответствующую опцию. Для запуска данного потока работ сотрудник описывает в форме необходимые изменения для документа и предлагает внести эти изменения в сам документ, может приложить в форму новую версию документа. Далее поток работ маршрутизирует задание ответственному за модель, который принимает решение о необходимости внесения изменений в документ. В случае согласия, задание уходит инициатору запроса на изменение документа. После внесения изменений в портале заменяется текущая версия приложенного к модели документа на новую. Все шаги данного потока работ дублируются на электронную почту инициатора изменений и ответственного за модель. История внесения изменений в документ также сохраняется в портале ARIS Connect.

Поток работ по утверждению документа.

Для того, чтобы документ из хранилища документов ARIS Connect стал доступным для всех пользователей портала, он должен быть приложен к модели. Для этого ответственный за документ должен дать согласие на его прикрепление к модели. Существует специальный поток работ по утверждению документа. Он запускается из редактора моделей в ARIS Connect и включает в себя загрузку нужного документа из хранилища документов ARIS Connect, а также заполнение соответствующей формы, где поясняется почему данный документ необходим для модели.

Далее задание уходит ответственному за документ, который утверждает или отклоняет данный документ. При утверждении документа, он становится доступен всем пользователям портала. При отклонении документа, пользователям портала он не доступен. Все шаги данного потока работ также дублируются на электронную почту всем его участникам.

Поток работ по предложению нового документа на портале.

Если пользователь портала хочет предложить какой- либо новый документ для модели, то он запрашивает разрешение у ответственного за модель, путем запуска соответствующего потока работ. Инициатор вносит необходимую информацию в открывшуюся форму, где может приложить свой документ. Далее задание уходит ответственному за модель, который принимает решение. При положительном решении ответственный за модель прикладывает в редакторе моделей документ, благодаря чему он становится доступным на портале. При отрицательном решении инициатор уведомляется по электронной почте об отказе.

Поток работ по информированию ответственного о внесенных изменениях.

Так как ответственный за модель или документ может делегировать задачи другим сотрудникам, то для замыкания цикла управления изменениями, существует специальный поток работ, который запускается сотрудником, получившим задачу путем делегирования. После выполнения необходимых действий по внесению изменений в модель или документ ответственный получает уведомление на почту и в самом портале о том, что его задание выполнено и данный поток работ окончен.

Поделиться документом или ссылкой на модель.

В рамках портала ARIS Connect существует возможность автоматически отправить ссылку на документ или модель какому-либо пользователю портала. Для этого существует специальная кнопка, по которой открывается форма, где можно разместить необходимую ссылку и выбрать, каким способом адресат должен ее получить: через электронную почту или же на его канал в рамках портала.

Все описанные потоки работ могут использоваться совместно и, таким образом, каждая компания может реализовать свой цикл управления изменениями.

Однако, так как данные потоки работ являются стандартными, то в них нельзя добавить/убрать какие-либо шаги, изменить вид формы. Для возможности изменять последовательность шагов в потоках работ, настраивать формы и роли требуется продукт ARIS Process Governance, который позволяет создавать любые цепочки потоков работ, удобные для конечного пользователя.