+7 495 792-75-02
info@dainova.su
Process Mining - Процессная аналитика, здоровье бизнес-процессов организации
Термин Process Mining или процессная аналитика прочно закрепился на рынке России и стран СНГ благодаря популярности проектов, связанных с анализом и оптимизацией бизнес-процессов. Сам термин подразумевает управление бизнес-процессом посредством получения аналитических данных его исполнения.
Далее в статье мы постараемся раскрыть основные аспекты практического использования технологии Process Mining, приведем преимущества и примеры ее применения в проектах, а также представим перечень программного обеспечения, которое относится к классу систем для процессной аналитики.
Процессная аналитика дает множество преимуществ:
- Получение объективного представления о процессах на основе данных из ИТ-систем для проведения аудита, анализа и оптимизации бизнес-процессов.
- Быстрее, дешевле и точнее, чем длительные интервью по составлению карты процессов.
- Эффективное направление ресурсов и средств на процессы, требующие внимания.
- Интеграция с существующей ИТ-инфраструктурой организации не требует дополнительных изменений и затрат на замену и переустановку используемого оборудования и ПО.
- Снижение расходов, улучшение сервиса и увеличение прибыли в короткие сроки после внедрения технологии Process Mining.
Технология Process Mining широко признана предприятиями, аналитиками и средствами массовой информации как способ получить «рентгеновский» снимок ваших бизнес-процессов.
Необходимость
Для начала опишем пример, связанный с любым проектом по оптимизации бизнес-процессов.
Как правило, такие проекты подразумевают определенный жизненный цикл процесса: определение целей, сбор данных, разработка модели. Далее процесс исполняется посредством автоматизации в информационных системах либо в ручном режиме, то есть процесс становится исполняемым. Как только процесс становится исполняемым, по нему копится статистика, которая позволяет его измерять, а затем на основе полученных данных проводить анализ.
Технология Process Mining является связующим звеном между текущим исполняемым процессом – процессом AS IS (Как есть), и изменённым/будущим процессом – процессом TO BE (Как должно быть), и представляет собой набор данных и инструментов для принятия решений по изменению бизнес-процесса.
Например, процесс обработки запросов от клиентов имеет 19 шагов и 3 сценария исполнения, в зависимости от типа запроса. Из-за затягивания сроков обработки критичных запросов по одному из сценариев, организация теряет важных клиентов. Каждый сотрудник исполняет свою функцию добросовестно, но в целом процесс занимает больше времени, чем определено в стандарте. Участники исполняют функции в 3-х разных системах. Ни у кого нет полного понимания, почему сроки исполнения некоторых обращений сорваны. Оказалось, что последовательность выполнения одного из сценариев процесса сложилась исторически и является неоптимальной. В настоящее время схема предполагает задержки для данного типа запросов в текущих условиях рынка. Как бы быстро не исполнялись конкретные функции, существуют узкие места самого сценария исполнения бизнес-процесса, которые значительно увеличивают время ожидания до начала обработки большинства функций. Чтобы это понять, необходимо восстановить всю схему процесса на базе нескольких тысяч экземпляров процессов, уже обработанных за выбранный период.
Следующий пример – давно работающая информационная система, которую необходимо модернизировать. Необходимо понять, какие процессы реально исполняются и как они исполняются для того, чтобы их улучшить и автоматизировать на новой платформе.
При изменении модели процесса заказчики ожидают улучшение процессных показателей и, зачастую, это улучшение сложно измерить, не имея специальных средств, предназначенных для подобных задач. Исполняется ли процесс быстрее? Какова загруженность персонала? Какое время ожидания в процессе? Выполняется ли процесс по стандарту? Это лишь некоторые вопросы, которые возникают у наших заказчиков. Ключевой вопрос один – насколько модель исполняемых процессов отличается от документированных бизнес-процессов (см. Рисунок 1).
Рисунок 1. Модель бизнес-процесса в ARIS и фактическое его исполнение в Process Performance Manager
Мы всегда предполагаем, что у нас хорошее состояние здоровья. Мы думаем так, потому что чувствуем себя хорошо. А чувство «хорошо» складывается из большого количества показателей. Любой профессиональный врач по результатам медицинского освидетельствования указывает в заключении «практически здоров». Какие-то базовые отклонения всегда есть, как без них — это жизнь. Зачастую это сигналы для вас и вашего организма. Если вы хотите устранить отклонение, вам необходимо менять что-то в себе, систематически измеряя результат для контроля успешности изменений, так и с бизнес-процессами.
Бывает, что мы обнаруживаем значительные отклонения от нормы, когда уже поздно, поэтому контроль на периодической основе жизненно необходим для здоровья, как процессов вашего организма, так и бизнес-процессов организации. Чем раньше вы узнаете, где у вас потенциально «заболит», тем раньше вы начнете диагностику и примите меры. Необходимость использования систем класса Process Mining очевидна, если вы следите за здоровьем бизнес-процессов организации.
Инструменты
В портфеле решений ООО «Дайнова Консалтинг» содержатся продукты и проекты, относящиеся к классу Process Mining, которые позволяют осуществлять контроль и анализ процессов на оперативном, тактическом и стратегическом уровнях.
Остановимся на двух основных: Process Performance Manager (далее PPM) и QPR Process Analyzer. PPM – инструмент процессной аналитики от немецкого вендора Software AG. QPR Process Analyzer – инструмент процессной аналитики от финского вендора QPR Software (см. Рисунок 2).
Рисунок 2. Восстановленная цепочка процесса в QPR ProcessAnalyzer
Подробнее с функциональностью каждого инструмента и его возможностями вы можете ознакомиться в соответствующих разделах на нашем сайте, перейдя по ссылкам c описанием, либо отправив запрос через форму обратной связи.
Опыт проектов
Основные отрасли, где применяются инструменты процессной аналитики в России и СНГ - это телекоммуникации, транспорт, финансы, а также нефтяная, газовая промышленность и энергетика.
Наибольший интерес у клиентов вызывает анализ числа и объема изменений в исполняемых бизнес-процессах. Например, после создания заявки, она может быть много раз скорректирована. Эти изменения, разумеется, отрицательно влияют на длительность всего процесса, а значит и на его эффективность.
Еще одним сюрпризом для наших заказчиков стал тот факт, что модели исполняемых процессов серьезно отличались от утвержденных в организации документированных бизнес-процессов и стандартов. В некоторых случаях процессы на бумаге и исполняемые процессы отличались полностью, не выдерживалась даже последовательность этапов.
Опыт выполнения некоторых проектов по Process Mining также выявил низкое качество планирования. Так, в одном из проектов детальный анализ процесса управления закупками показал ошибки планирования, превышающие по времени и стоимости запланированные величины. Например, поставка зимней спецодежды летом осуществляется с задержкой от плановой даты реализации на 3-5 месяцев. При этом число корректировок плана поставок превышает по трудозатратам объем операций по первичному планированию.
Важным фактом является эффективность организационного взаимодействия и эффективность работы отдельных групп сотрудников в рамках процесса. По результатам анализа моделей коммуникаций в процессах наиболее часто встречается неравномерная загрузка исполнителей и, как следствие, задержка выполнения процесса в целом, что вызывает у наших заказчиков удивление. Однако затем они видят фактические данные исполняемого процесса, в котором часть сотрудников загружена на 150-200%, а часть – на 10-20%, что было не очевидно из-за отсутствия прозрачности и типовой схемы/модели исполнения процесса.
Одним из востребованных результатов применения инструментов процессного анализа является фиксация состояния бизнес-процесса перед его оптимизацией. Поскольку после выполнения мероприятий по совершенствованию процесса нужно отследить их результативность, такая информация может стать бесценной для расчета экономического эффекта проектов по оптимизации бизнес-процессов.
Заключение
Проекты по анализу и оптимизации бизнес-процессов все более актуальны на территории России и стран СНГ. Время не стоит на месте и рынок диктует новые правила игры. Предприятия начинают все больше обращать внимание на здоровье своих процессов.
Начинать оптимизацию бизнес-процессов лучше с анализа исполняемых процессов c использованием инструментов Process Mining. Они позволяют выполнить восстановление исполняемых цепочек процессов на основании фактических данных, содержащихся в информационных системах организации, а также предоставить фактические данные по параметрам исполняемых процессов для эффективного анализа их изменений. Вы сразу сможете увидеть текущий процесс по факту его исполнения, его узкие места, сможете анализировать его модель, осуществлять контроль показателей эффективности и загрузки ресурсов. Эти возможности позволят вам запускать проекты по оптимизации бизнеса.
Таким образом, технология Process Mining и продукты на ее базе позволяют эффективно управлять процессами организаций, основываясь на фактических данных при принятии управленческих решений и изменении бизнес-процессов.
Технология позволяет держать ваши процессы в «тонусе» на всех уровнях управления, своевременно реагировать как на изменение в самих процессах, так и среды, в которой они исполняются.
Подпишитесь, чтобы быть в курсе всех новостей
Оформляя подписку Вы даете конкретное, предметное, информированное, сознательное и однозначное согласие на обработку своих персональных данных ООО "Дайнова консалтинг" (ОГРН 5137746187090) в объеме и с целями определенными "Политикой обработки персональных данных"
